Wszelkie procedury i dokumenty związane z wprowadzeniem Standardów są udostępniane personelowi, małoletnim i ich rodzicom podczas zapoznawania i zobowiązania do stosowania (zgodnie z poniższymi zasadami), a następnie na żądanie w dowolnym momencie. Dokumenty te można również znaleźć na stronie internetowej www.psychoterapia.ostroleka.pl
Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się ze Standardami po zawarciu umowy o współpracy, a fakt zapoznania się i przyjęcia do stosowania poświadcza podpisem na liście .
Rodzice/opiekunowie młodzieży zapoznawani są ze Standardami podczas rejestracji dziecka, każdorazowo na początku rozpoczęcia współpracy oraz rodzice posiadający dziecko w terapii, przy czym pierwsze zapoznanie nastąpi niezwłocznie po opracowaniu i wprowadzeniu Standardów, nie później niż w ciągu 90 dni. Zapoznanie się z wyżej wymienionymi dokumentami rodzic potwierdza podpisem na karcie rejestracyjnej w przypadku rozpoczęcia współpracy lub osobnego oświadczenia, jeśli aktualnie posiada dziecko w terapii.
Klient będący aktualnie w procesie terapii zapoznawani są ze Standardami przez pracowników ośrodka, przy czym pierwsze zapoznanie nastąpi niezwłocznie po opracowaniu i wprowadzeniu Standardów, nie później niż w ciągu 90 dni. Za potwierdzenie faktu zaznajomienia się z dokumentami uważa się podpis złożony na oświadczeniu.
Treść oświadczenia dla personelu, rodziców/opiekunów i klientów stanowi załącznik nr 5 do Standardów.
Właściciel ośrodka powołany do pełnienia funkcji zgodnie z zapisami rozdziału 1 ust. 5 – 6, rozdziału 5 ust. 1, rozdziału 7 ust. 1 oraz rozdziału 9 ust. 3, na bieżąco monitorują i okresowo weryfikują zgodność prowadzonych działań z przyjętymi zasadami ochrony dzieci, dokonując co najmniej raz na dwa lata oceny Standardów, by dostosować je do aktualnych potrzeb i obowiązujących przepisów. Wnioski z przeprowadzonej oceny są dokumentowane w formie notatek służbowych, a zmiany w Standardach wprowadzane są aneksami .
Osoba, o której mowa w rozdziale 1 ust. 5 przeprowadza wśród współpracowników, rodziców i klientów minimum raz na dwa lata ankietę monitorującą poziom realizacji Standardów, a następnie dokonuje analizy jakościowej i ilościowej badania ankietowego i sporządza na tej podstawie sprawozdanie z monitoringu.
Monitoring i ewaluacja Standardów, o których mowa w ust. 7, prowadzona jest w oparciu o analizę dokumentacji wewnętrznej i korespondencji międzyinstytucjonalnej, przepisów prawa, obserwację, analizę ilościową i jakościową zgłoszeń, badania ankietowe, o których mowa w ust. 8, diagnozę czynników ryzyka i chroniących i konsultacje z organami ośrodka.
Wprowadzone zmiany w Standardach zatwierdza i przedstawia współpracownikom, rodzicom i klientom